Договір оренди транспортного засобу у Києві: нотаріус, строки і документи

Що це за договір і чим він відрізняється від позички

За договором найму (оренди) транспортного засобу одна сторона передає іншій автомобіль, мотоцикл, причіп, судно чи інший наземний самохідний засіб у строкове платне користування, а друга сплачує за це орендну плату і повертає майно в погодженому стані. Предмет договору в статті 798 ЦК описаний широко: повітряні, морські, річкові судна і наземні самохідні транспортні засоби. Окремо закон допускає найм з екіпажем, який обслуговує машину, і надання наймодавцем комплексу послуг для нормального користування нею.

Ключова ознака — платність. Якщо авто передають безоплатно, це вже не оренда, а позичка (ст. 827 ЦК), і до неї діє інше правило форми. Тому плутанина між цими двома договорами коштує дорого: люди оформлюють «позичку», щоб уникнути нотаріуса, а потім з'ясовується, що фактично вони домовилися про оренду з щомісячною платою. Детальніше про загальні умови таких угод — у матеріалі договір оренди: що перевіряє нотаріус.

«Договір найму транспортного засобу укладається у письмовій формі. Договір найму транспортного засобу за участю фізичної особи підлягає нотаріальному посвідченню» — Цивільний кодекс України, стаття 799.

Коли нотаріус обов'язковий, а коли достатньо письмової форми

Стаття 799 ЦК не містить винятків ні за строком, ні за вартістю автомобіля, ні за тим, хто ним керує. Достатньо, щоб однією зі сторін була фізична особа, — і нотаріальне посвідчення стає обов'язковим. Це саме та норма, яку найчастіше не читають до кінця: у першій частині йдеться про письмову форму, у другій — про нотаріальну, і другу частину пропускають.

Найпоширеніша помилка — вважати, що підприємець і компанія можуть домовитися «між собою» без нотаріуса. Фізична особа-підприємець не стає юридичною особою: вона лише реєструє право на підприємницьку діяльність (ст. 50 ЦК), а в договорі залишається фізичною особою. Тому оренда авто у ФОП або ФОП в компанії потребує того самого нотаріального посвідчення, що й оренда у звичайного громадянина.

Коли обидві сторони — юридичні особи, закон не вимагає нотаріуса: достатньо письмового договору з підписами уповноважених осіб. Але й тут посвідчення має сенс, якщо угода велика або є сумніви щодо повноважень підписанта: нотаріус перевіряє особу, дієздатність і межі повноважень, а сам договір набуває доказової сили. На вимогу будь-якої сторони нотаріус посвідчує й такий правочин (ст. 54 Закону «Про нотаріат»).

Що буде, якщо підписати договір без нотаріуса

Наслідок описаний прямо: у разі недодержання вимоги закону про нотаріальне посвідчення договір є нікчемним (ч. 1 ст. 220 ЦК). Нікчемний — це не «слабкий» і не «спірний»: він не створює тих прав, заради яких його підписували. Орендар не отримує права користування, яке можна захистити, а орендодавець не може стягнути орендну плату, посилаючись на договір. Сторони опиняються в ситуації, коли автомобіль уже переданий, гроші вже платилися, а юридичної підстави для цього немає.

Другий шлях існує, але він вузький. Якщо сторони домовилися щодо всіх істотних умов, що підтверджується письмовими доказами, і відбулося повне або часткове виконання договору, але одна сторона ухилилася від нотаріального посвідчення, суд може визнати такий договір дійсним (ч. 2 ст. 220 ЦК). У такому разі наступне посвідчення вже не вимагається. Але це окремий позов, тягар доказування на позивачі, і формулювання «суд може» не означає «суд зобов'язаний».

На практиці найгірший сценарій виглядає так: авто передали «своїм», кілька місяців платили готівкою без розписок, потім орендар перестав платити або пошкодив машину. Без нотаріального договору немає ні узгодженого розміру плати, який легко довести, ні чітких умов про ремонт і повернення. Залишається посилатися на безпідставне збереження майна — інший і значно слабший інструмент. Саме тому нотаріальна форма — це не бюрократія, а спосіб заздалегідь зафіксувати домовленості там, де потім буде спір.

Строк оренди й орендна плата: що писати в договорі

Строк договору найму встановлюється домовленістю сторін (ст. 763 ЦК). Якщо строк не вказали, договір вважається укладеним на невизначений строк, і кожна сторона може відмовитися від нього в будь-який момент, письмово попередивши другу сторону за один місяць (для нерухомості — за три). Для бізнесу це незручно: орендар вкладає гроші в авто, а власник може вийти з договору за місяць. Тому в договорі варто зафіксувати конкретний строк, порядок продовження і підстави дострокового розірвання.

Розмір плати встановлюється договором (ст. 762 ЦК). Якщо розмір не визначений, він визначається з урахуванням споживчої якості речі та інших обставин, що мають істотне значення, — а це майже гарантований спір. Плата може бути грошовою або натуральною, може передбачати періодичний перегляд та індексацію, і за загальним правилом вноситься щомісячно, якщо договором не встановлено інше.

Окремо варто пам'ятати про частину шосту статті 762: наймач звільняється від плати за весь час, протягом якого майно не могло бути використане ним через обставини, за які він не відповідає. Якщо авто місяць стояло в ремонті після ДТП не з вини орендаря, платити за цей місяць він не зобов'язаний. У договорі це краще розписати: хто і як фіксує такий період, чи зберігається плата частково, як рахують дні.

Що варто зафіксувати в розділі про плату: розмір і валюту, дату платежу, спосіб оплати, порядок індексації, відповідальність за прострочення, розмір і долю депозиту (забезпечувального платежу), а також умови повернення депозиту після огляду авто. Ці умови не встановлені законом імперативно — їх треба написати, інакше діє загальна норма, яка не враховує вашу ситуацію.

Хто платить за ремонт, страховку і пальне

Закон розподіляє витрати досить чітко. Наймач зобов'язаний підтримувати транспортний засіб у належному технічному стані, і саме він несе витрати, пов'язані з використанням авто, у тому числі зі сплатою податків та інших платежів (ст. 801 ЦК). Йдеться про платежі, пов'язані з експлуатацією, — пальне, мийка, паркування, поточний ремонт, а не про податок з доходу орендодавця: це різні речі, і змішувати їх у договорі не варто.

Страхування транспортного засобу здійснюється наймодавцем (ст. 802 ЦК), а порядок страхування відповідальності наймача за шкоду третім особам встановлюється законом. На практиці це означає: перед підписанням перевірте, чи чинний поліс обов'язкового страхування цивільно-правової відповідальності і чи допущений орендар до керування. Якщо поліс оформлений лише на власника, а за кермом постійно інша людина, перший же серйозний випадок перетвориться на спір про те, хто відшкодовує шкоду.

За втрату або пошкодження авто відповідає наймач, якщо не доведе, що це сталося не з його вини (ст. 803 ЦК). Шкоду, завдану третій особі під час використання транспортного засобу, наймач відшкодовує за правилами глави 82 ЦК (ст. 804). Тому акт приймання-передачі з фотографіями, показаннями одометра і переліком подряпин — не формальність: без нього довести, що пошкодження існувало до передачі, практично неможливо.

Оренда з екіпажем і без екіпажу: у чому різниця

Найм з екіпажем означає, що управління і технічну експлуатацію здійснює екіпаж наймодавця. Екіпаж не припиняє трудових відносин з наймодавцем, і витрати на його утримання несе саме наймодавець (ст. 805 ЦК). Екіпаж зобов'язаний відмовитися від виконання розпоряджень наймача, якщо вони суперечать умовам договору або можуть бути небезпечними для людей, автомобіля чи прав інших осіб.

Для бізнесу різниця принципова. Без екіпажу орендар самостійно експлуатує авто і може без згоди наймодавця укладати від свого імені договори перевезення та інші договори відповідно до призначення транспортного засобу (ст. 800 ЦК) — але й відповідальність за наслідки лежить на ньому. З екіпажем за кермом залишається працівник власника: це ближче до послуги з керування, ніж до класичної оренди, і податковий, кадровий та страховий боки виглядають інакше. Нотаріальна форма в обох випадках однакова, якщо сторона — фізична особа.

Піднайм і передача авто третій особі

Передати орендоване авто у володіння і користування іншій особі (піднайм) можна лише за згодою наймодавця, якщо інше не встановлено договором або законом (ст. 774 ЦК). Строк договору піднайму не може перевищувати строку основного договору найму, а до самого піднайму застосовуються положення про найм.

Порядок вчинення нотаріальних дій додає процедурну деталь: договір піднайму посвідчується нотаріусом за наявності згоди наймодавця про передачу майна в піднайм (п. 3.8 глави 5 розділу II). Тому якщо ви як власник не хочете, щоб машина поїхала до третьої особи, це варто прямо заборонити в договорі: тоді згода не буде «за замовчуванням», а порушення стане підставою для розірвання.

Які документи взяти до нотаріуса

Нотаріус встановлює особу кожного учасника за паспортом або іншим документом, передбаченим законом (ст. 43 Закону «Про нотаріат»), визначає обсяг цивільної дієздатності та перевіряє, чи відповідає зміст правочину дійсним намірам сторін (ст. 44, 54 Закону). Тому всі учасники мають бути присутні особисто або діяти через представника з належно оформленими повноваженнями.

• паспорт або ID-картка та довідка про ІПН — для фізичних осіб;
• для юридичної особи — документи про повноваження підписанта і дані про компанію;
• документ про реєстрацію транспортного засобу: свідоцтво про реєстрацію або технічний паспорт;
• документ, що підтверджує набуття права власності, якщо реєстраційне посвідчення не є свідченням права власності (п. 3.7 глави 5 розділу II Порядку);
• проєкт договору в трьох примірниках — або згода на те, що його складе нотаріус;
• акт приймання-передачі автомобіля з описом стану, пробігу і комплектності.

Окремо про право власності. Свідоцтво про реєстрацію підтверджує, що автомобіль зареєстрований за певною особою, але не завжди доводить саме право власності — наприклад, коли авто щойно ввезене або перебуває у власності компанії за договором. У такому разі нотаріус вимагає для огляду документ про набуття: договір купівлі-продажу, митні документи тощо. Якщо ви купуєте авто, з яким потім плануєте оренду, варто заздалегідь прочитати матеріал договір купівлі-продажу транспортного засобу.

Як проходить посвідчення в Києві: крок за кроком

Головна зручність для київського бізнесу: договори про найм (оренду) або позичку транспортного засобу посвідчуються нотаріусами незалежно від місця реєстрації автомобіля (п. 3.2 глави 5 розділу II Порядку). Тобто компанія в Печерському районі може орендувати авто, зареєстроване у Львові чи Дніпрі, і посвідчити договір у Києві, не виїжджаючи до місця обліку машини.

• Сторони узгоджують предмет, строк, плату, розподіл витрат і порядок повернення авто.
• Готують проєкт договору та акт приймання-передачі; перевіряють документи на авто.
• Приходять до нотаріуса особисто (або через представника) з паспортами та документами на машину.
• Нотаріус встановлює особи, перевіряє дієздатність і повноваження, роз'яснює наслідки та посвідчує договір.
• Сторони отримують примірники з посвідчувальним написом; один примірник залишається у справах нотаріуса.

Технічна деталь, яку часто не знають: письмовий правочин, що посвідчується нотаріально, виготовляється не менше ніж у двох примірниках, один з яких залишається у матеріалах нотаріальної справи. Усі примірники підписуються учасниками, мають силу оригіналу і містять посвідчувальний напис (п. 2.1–2.3 глави 1 розділу II Порядку). Якщо сторін троє або потрібен додатковий примірник для банку чи бухгалтерії, це варто сказати заздалегідь.

Посвідчення договору оренди авто — стандартна нотаріальна дія; записатися на неї в Києві можна через сторінку послуги договір оренди транспортного засобу. Якщо ж потрібна оренда іншого майна — від квартири до обладнання — дивіться договір оренди.

Скільки коштує нотаріальне посвідчення

Єдиного тарифу немає. Приватні нотаріуси за вчинення нотаріальних дій справляють плату, розмір якої визначається за домовленістю між нотаріусом і особою, яка звернулася (ч. 1 ст. 31 Закону «Про нотаріат»). Оплата додаткових послуг правового характеру, які не належать до самої нотаріальної дії, теж провадиться за домовленістю сторін.

Тому в жодному офіційному джерелі ви не знайдете ставки «за посвідчення оренди авто». На розмір впливають кількість сторін і примірників, потреба складати проєкт договору, обсяг консультування, складність умов. Нотаріус зобов'язаний видати сторонам правочину письмову довідку про розмір плати за вчинення нотаріальної дії, підписану і скріплену печаткою (п. 1.17 глави 2 розділу II Порядку). Просити таку довідку — нормальна практика, а не недовіра: вона потрібна і для бухгалтерії компанії.

Податки з орендної плати: хто і що сплачує

Орендна плата, яку фізична особа отримує за передане в оренду майно, включається до її загального оподатковуваного доходу (пп. 164.2.5 ПКУ). Ставка податку на доходи фізичних осіб — 18 відсотків бази оподаткування (п. 167.1 ПКУ), а військовий збір з 1 грудня 2024 року становить 5 відсотків (пп. 1.3 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ у редакції Закону № 4015-IX).

Хто саме утримує ці платежі, залежить від орендаря. Якщо авто орендує юридична особа або ФОП, вона є особою, відповідальною за нарахування, утримання та сплату податку з виплачуваного доходу (ст. 171 ПКУ), тобто утримує ПДФО і військовий збір із кожної виплати орендної плати. Якщо ж орендар — фізична особа без статусу підприємця, орендодавець зазначає отриманий дохід у річній декларації про майновий стан і доходи та сплачує податки самостійно.

Окремо варто не плутати це з транспортним податком. Його платниками є особи, які мають зареєстровані в Україні власні легкові автомобілі, що є об'єктом оподаткування (п. 267.1.1 ПКУ), тобто платить власник, а не орендар. Компанії нотаріально посвідчений договір потрібен ще й для обліку: без нього витрати легко стають предметом заперечень.

Вісім помилок, які роблять у договорах оренди авто

• Не посвідчують договір, бо «це ж свої люди» або «оренда на два місяці». Винятків за строком закон не робить.
• Вважають ФОП юридичною особою і підписують без нотаріуса.
• Пишуть «оренда автомобіля» без ідентифікації: без VIN, номера, року випуску, кольору і вартості — предмет стає невизначеним.
• Не вказують строк і порядок розірвання — і отримують договір на невизначений строк із правом виходу за місяць.
• Не складають акт приймання-передачі — потім неможливо довести стан авто на момент передачі.
• Не перевіряють, чи не перебуває авто в заставі або під кредитом.
• Забувають про податки та декларування доходу.
• Плутають оренду з позичкою: для авто позичка не потребує обов'язкового нотаріуса, а оренда — потребує.

Дві помилки з цього списку варті окремої уваги: купівля авто без перевірки історії та договір, підписаний «на око». Про перше читайте в матеріалі безпечна купівля авто: що перевірити, про друге — договір купівлі-продажу авто в Києві.

Потрібно посвідчити договір оренди авто в Києві? Опишіть ситуацію — підкажемо, які документи підготувати і як сформулювати умови, щоб договір захищав обидві сторони.